Importancia de la comunicación escrita en los negocios

Los líderes empresariales exitosos son maestros en la comunicación, ya sea en forma oral o escrita. La era digital ha transformado la forma en que las empresas se comunican con consumidores, proveedores y socios. La comunicación empresarial escrita debe ser profesional, clara y concisa. No sea víctima de una mala comunicación escrita antes de que se dé cuenta de lo importante que es la comunicación escrita para su negocio.

Crea un registro permanente

Todas las formas de comunicación escrita se convierten en un registro permanente de ideas, incidentes, propuestas y otros hechos . El registro ayuda a los propietarios de negocios a acceder a la información rápidamente, especialmente si está escrito en un medio digital. La comunicación escrita también se utiliza en procedimientos legales y puede convertirse en la única defensa para acciones legales adversas tomadas contra la empresa. Por ejemplo, un ex empleado podría decir que no hay motivos para su despido y podría demandarlo. Si su empleado presenta quejas claramente documentadas y violaciones del código de ética durante el transcurso de su empleo, usted puede demostrar la causa.

Define la marca

La comunicación escrita es parte de tu marca. En general, la mayoría de las letras deben tener un tono profesional, así como un inglés adecuado y sólidas habilidades gramaticales. Sin estos, los lectores podrían pensar que la empresa está llena de personas analfabetas que no pueden hacer un buen trabajo. Después de todo, con toda la ayuda que ofrecen los programas de computadora en ortografía, gramática y estilo, no hay razón para que un escritor no sea profesional en la comunicación.

Aunque la mayor parte de la comunicación debe tener un tono profesional , ciertos formatos escritos, como las redes sociales y el correo electrónico, le permiten agregar algo de personalidad corporativa a su marca. Esto es importante para desarrollar y establecer su marca. Por ejemplo, los Millennials tienen su propia jerga, y la forma en que crean publicaciones y responden a los correos electrónicos podría beneficiar a una empresa si usan la jerga para este grupo objetivo. No se deje llevar, mantenga la jerga al mínimo. La jerga está ahí para relacionarse con el grupo. Sin embargo, usar demasiada jerga puede restar valor a su mensaje.

Establece relaciones leales

La comunicación consiste en construir relaciones mediante la transmisión de mensajes . Los mensajes claros ayudan a generar confianza e integridad entre el escritor y el lector. La comunicación bien escrita ayuda a definir metas, identificar problemas y llegar a soluciones. Esto es importante en todos los aspectos del negocio. Los ejecutivos deben escribir notas con claridad para que el personal comprenda las directivas sin confusión. Los representantes de ventas deben explicar las características y los beneficios de una manera que entusiasme al cliente potencial. Los gerentes de recursos humanos deben anotar objetivamente cualquier incidente y realizar informes.

Ofrece facilidad de distribución

Cuando necesita distribuir información a un gran número de personas, la comunicación escrita es muy eficiente . Esto podría ser un memorando de la compañía que describa una nueva política o proceso que todos deben conocer y cumplir. El uso de métodos de distribución digital acelera el proceso para que la implementación pueda comenzar antes.