5 tipos de documentos comerciales

Una empresa utiliza documentos para comunicarse, realizar transacciones comerciales y analizar su productividad. Los documentos comerciales van desde breves mensajes de correo electrónico hasta complejos acuerdos legales. Algunos documentos son preparados por empleados y dueños de negocios, mientras que otros son redactados por profesionales externos a la empresa, como contadores y abogados. Dado que los documentos proporcionan prueba de los tratos de una organización y es posible que se hagan referencia a ellos en los próximos años, es importante que estén bien redactados.

Correos electrónicos y memorandos

Los compañeros de trabajo suelen utilizar el correo electrónico para transmitirse información entre ellos. Antes de que el correo electrónico prevaleciera, los memorandos se usaban para mensajes dentro de la oficina. Los memos todavía se utilizan en situaciones en las que un mensaje debe acompañar a un archivo específico y en casos que requieren más privacidad que un correo electrónico.

Tanto una nota como un correo electrónico identifican al remitente y al destinatario y contienen una línea de asunto. El texto tiene formato de uno o más párrafos.

Cartas comerciales para comunicación externa

Las cartas comerciales se utilizan para comunicarse con personas fuera de la oficina. Los destinatarios pueden incluir clientes, colegas de otras empresas, proveedores de servicios, profesionales que asesoran a la empresa, funcionarios gubernamentales y solicitantes de empleo. Una carta comercial generalmente se formatea en estilo bloque, en el que todos los elementos de la carta, excepto el membrete, están alineados con el margen izquierdo.

Puede enviarse por correo electrónico o enviarse por correo. Si se envía una carta en el texto de un correo electrónico, el remitente incluye su nombre, cargo e información de contacto en la parte inferior del correo electrónico.

Informes comerciales para transmitir información

Los informes comerciales transmiten información en un formato más formal y, por lo general, más largo que una carta. Los informes cubren una variedad de temas, como cumplimiento de seguridad, cifras de ventas, datos financieros, estudios de viabilidad y planes de marketing. Pueden incluir estadísticas, cuadros, gráficos, imágenes, estudios de casos y resultados de encuestas. Algunos informes se publican en beneficio de los inversores. Si un informe es periódico, como un informe de ventas mensual, se utiliza una plantilla por conveniencia y para permitir la comparación con informes anteriores.

Documentos transaccionales para realizar negocios con clientes

Una empresa utiliza documentos para realizar transacciones comerciales con sus clientes. Para ahorrar tiempo, estos documentos pueden formatearse como un formulario, como un formulario de pedido, una página de transmisión, una factura o un recibo. Los tipos de documentos transaccionales utilizados varían un poco según la naturaleza de una empresa. Un agente de seguros, por ejemplo, genera solicitudes y pólizas de seguros, mientras que un prestamista usa solicitudes de préstamos y documentos hipotecarios.

En algunos campos, las empresas celebran acuerdos y contratos con otros; estos documentos pueden ser redactados por el abogado de la empresa.

Documentos financieros para administrar el negocio

Una empresa utiliza documentos financieros para mantenerse dentro de su presupuesto, preparar propuestas presupuestarias y presentar declaraciones de impuestos. Estos documentos incluyen registros de recibos, informes de nómina, facturas pagadas, extractos bancarios, estados de ingresos, balances y formularios de declaración de impuestos. Estos documentos pueden ser preparados por el contador de la empresa.

El propietario de una empresa utiliza estos documentos para determinar el éxito financiero de la empresa e identificar áreas que no son productivas. Un jefe de departamento puede utilizar documentos financieros para preparar una propuesta de presupuesto.