Las características de un sistema de gestión de la información

Un sistema de gestión de información recopila y gestiona datos que se almacenan en una variedad de formatos y los hace accesibles a las personas que los necesitan. A menudo, una pequeña empresa solo necesita administrar documentos de oficina y hojas de cálculo y ponerlos a disposición de los empleados. Otros pueden necesitar recopilar y administrar información detallada sobre los datos de los clientes. Otros sistemas de gestión de la información ponen los datos a disposición de grandes organizaciones o incluso del público en general a través de un sitio web.

Independientemente de los requisitos de una organización, un buen sistema de gestión de la información debería poder recopilar, almacenar y gestionar datos en los formatos que necesita y entregar la información necesaria en plataformas adecuadas a las personas que la necesitan.

Comprensión de los sistemas de gestión de la información

En lugar de un solo paquete de software, piense en un sistema de gestión de la información como un sistema de reglas establecidas por su empresa para determinar cómo los empleados recopilan, almacenan y acceden a la información. Si su empresa utiliza actualmente muchos productos diferentes que no se comunican entre sí, es posible que necesite la ayuda de un experto, como un revendedor de valor agregado, para integrar sus datos antes de que pueda implementar un sistema de gestión de la información.

La información debe recopilarse y almacenarse

La mayoría de las empresas tienen información en una variedad de formatos diferentes almacenada en más de un lugar. Algunos archivos pueden almacenarse en un servidor de la empresa, mientras que otros se almacenan localmente en computadoras de escritorio y portátiles, mientras que otros se almacenan en la nube, con servicios como Google Drive o Microsoft OneDrive. Las herramientas especializadas, como un software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) o un software de gestión de inventario, pueden mantener la información independiente de estos otros sistemas.

Un sistema de gestión de la información centraliza la información para que no se duplique en diferentes lugares o en diferentes formatos, lo que a menudo conduce a que diferentes versiones de documentos sean accesibles para diferentes personas en distintos momentos.

Ejemplo : si tiene un software CRM, toda la información del cliente debe almacenarse allí y no duplicarse en otros lugares. Los documentos y las hojas de cálculo deben estar en el servidor de la empresa o en una solución en la nube, donde sean accesibles para todos, respaldados y protegidos.

La información debe ser manejable

Los gerentes deben tener acceso a toda la información de la empresa requerida por sus departamentos. Deben poder aprobar o denegar cambios en los documentos actuales, así como la creación de nuevos documentos. Se debe hacer una copia de seguridad de los datos para que, si un archivo se elimina o se ve comprometido, se pueda restaurar. El acceso a los datos también debe restringirse para que solo aquellos que lo necesiten puedan utilizarlo.

Ejemplo: si un empleado realiza un cambio en una carta estándar enviada a los clientes, el gerente puede revisar y aprobar el cambio, o revertir el documento a una versión anterior. Esta es una característica estándar en sistemas como Google Drive, OneDrive y Microsoft SharePoint, donde los propietarios de documentos pueden aprobar o denegar cambios, así como limitar las capacidades de edición y la capacidad de acceder a información a personas específicas.

La información debe ser accesible

Para algunas pequeñas empresas, todo lo que se necesita es tener información accesible solo en las computadoras de la empresa. Pero hoy en día, cada vez más empresas requieren que la información sea accesible fuera del sitio, así como en tabletas y teléfonos inteligentes. Esto se puede lograr haciendo que la información sea accesible a través de un servidor web seguro y, en muchos casos, a través de una aplicación móvil.

Ejemplo: con Microsoft Sharepoint, puede configurar un sitio web del portal de la empresa utilizado solo por los empleados. Los gerentes pueden configurar flujos de trabajo para proyectos para garantizar que todos contribuyan cuando sea necesario. Los gerentes también pueden establecer requisitos de aprobación para las páginas publicadas en el portal de la empresa y establecer permisos para empleados o grupos específicos para garantizar que los cambios sean realizados solo por personas autorizadas para hacerlo. Todos pueden acceder a la información a través de un navegador web o mediante la aplicación de SharePoint en sus tabletas y teléfonos inteligentes.