Ventajas y desventajas de la contabilidad computarizada

Los programas de software de contabilidad computarizados han logrado muchos avances a lo largo de los años. Estos programas pretenden facilitarles la vida a los propietarios de empresas cuando se trata de realizar un seguimiento de los gastos, preparar los impuestos y evaluar el crecimiento de los ingresos. Los programas de software de contabilidad se han vuelto comunes, existen ventajas y desventajas de depender de una computadora para toda la contabilidad.

Ventaja: simplicidad

La mayoría de los dueños de negocios no son contadores o tenedores de libros de oficio y les resulta difícil realizar la mayoría de las tareas contables. Aquí es donde los programas de software de contabilidad brindan ventajas al propietario de una empresa. Una amplia variedad de programas de software de contabilidad son amigables para el consumidor. Los dueños de negocios pueden darse una vuelta para encontrar un programa que sea fácil de instalar, aprender y usar. Muchos programas proporcionan indicaciones para el tipo de datos que se deben ingresar en cada sección. Una vez que el sistema está establecido con cuentas bancarias, deudas y proveedores, el propietario de la empresa solo necesita actualizar la información a medida que ingresa.

Ventaja: confiabilidad

La mayoría de los principales programas de software simplifican el uso del programa. Las matemáticas son precisas y confiables, por lo que el propietario de un negocio puede determinar con precisión los fondos disponibles en cualquier momento.

Ventaja: rentabilidad

Contratar a un tenedor de libros interno o subcontratar el trabajo a un tenedor de libros o una empresa de contabilidad puede resultar costoso. El programa de software tiene un costo inicial y puede requerir la contratación de un contable para configurar las cuentas y asesorar al propietario de la empresa sobre el uso del programa, pero rápidamente se vuelve rentable. El propietario no necesita pagar nada más que la compra y configuración del software. La mayoría de los programas funcionan con sistemas operativos durante años y solo ocasionalmente requieren una actualización económica.

Ventaja: capacidad para colaborar

Muchos programas de software permiten a los propietarios de empresas establecer permisos que le dan acceso a los datos a un contador o contable externo. Los dueños de negocios pueden sincronizar información con cuentas bancarias y de crédito e importar datos con un clic del mouse. Esto permite a los dueños de negocios reconciliar cuentas rápidamente e importar la información correcta que necesita ser revisada por asesores clave.

Los dueños de negocios deben revisar las mejores opciones para el negocio. Considere la posibilidad de realizar copias de seguridad en la nube o en discos duros independientes para mantener registros precisos en caso de que surjan problemas.

Desventaja: posible fraude

La dependencia de las computadoras a veces conduce a problemas mayores. Con más datos de software almacenados en la nube, hay más oportunidades para que los piratas informáticos obtengan los datos financieros de su empresa y los utilicen. Esto pone en riesgo los activos y crea una responsabilidad potencial si los piratas informáticos utilizan la identificación fiscal del empleador para abrir tarjetas de crédito y préstamos comerciales. También existe el riesgo de que alguien dentro de la empresa acceda a la información, quizás robando dinero de los depósitos diarios y alterando los datos del programa. Los dueños de negocios deben proteger diligentemente la información financiera.

Desventaja: problemas técnicos

Cuando se trata de computadoras, pueden surgir problemas. Es posible que esté completando los datos de fin de año para su contador y experimente un corte de energía. Las computadoras pueden adquirir un virus y fallar. También existe la posibilidad de que los usuarios realicen incorrectamente tareas de software con las que no están familiarizados. Si un usuario intenta hacer una cosa, pero inadvertidamente hace otra, puede ser necesario un poco de trabajo para deshacer el error.

Desventaja: información incorrecta

Los registros contables son tan buenos como los datos introducidos en el sistema. Los propietarios de negocios que no se toman el tiempo para establecer las categorías de cuenta correctamente pueden ingresar datos y generar informes que no son precisos.

Los dueños de negocios pueden hacer mucho para mitigar las desventajas y los problemas potenciales asociados con la contabilidad computarizada con una planificación e integración de software adecuadas. Tomarse el tiempo para establecerlo correctamente es más fácil y económico que tratar de dar marcha atrás porque cuando ocurre un problema.