¿Qué es el supuesto de entidad comercial?

La contabilidad de pequeñas empresas puede ser una práctica compleja, pero existen varios principios contables generales que ayudan a los propietarios de empresas a estructurar sus procedimientos contables y mantener libros claros y precisos. Es importante que las empresas se adhieran a la práctica de la suposición de entidad comercial para que no solo estén protegidas legalmente, sino que también se muestre claramente la imagen financiera de su empresa.

Definición del supuesto de entidad comercial

El supuesto de entidad comercial, a veces denominado supuesto de entidad separada o concepto de entidad económica, es un principio contable que establece que los registros financieros de cualquier negocio deben mantenerse separados de los de sus propietarios o de cualquier otro negocio. Todos los ingresos derivados de la operación de la empresa deben registrarse como ganancias y todos los gastos deben ser los que pertenecen únicamente al negocio. Los gastos personales del propietario no deben transferirse a la empresa. Esta estricta adherencia a la separación permite que la empresa sea evaluada con fines fiscales y de rentabilidad basándose en datos financieros precisos en lugar de una mezcla confusa de finanzas personales y comerciales. También se aplica a todas las empresas, incluso si es legalmente una empresa y su propietario se considera la misma entidad.

Separación legal vs contable

Las empresas existen en una variedad de formas y cada estructura tiene sus propias regulaciones legales y tributarias que se le aplican. Muchas pequeñas empresas se consideran entidades de transferencia, en las que la empresa no paga impuestos sobre sus ingresos, pero todos los ingresos se "transfieren" a los propietarios y se gravan sobre la cantidad de ingresos que ha obtenido la empresa. Ejemplos de entidades de transferencia incluyen empresas unipersonales, corporaciones S y compañías de responsabilidad limitada (LLC). Sin embargo, en una empresa unipersonal, la empresa y el propietario individual se consideran legalmente como uno solo. Todos los pasivos del negocio, financieros y legales, pasan a ser pasivos del propietario. Aún así, aunque se ve legalmente como lo mismo, los propietarios únicos deben mantener e informar sus finanzas personales y comerciales por separado.

Se requiere una grabación precisa

Una de las desventajas del concepto de entidad comercial en la contabilidad es que los propietarios de las empresas deben tener mucho cuidado de mantener registros financieros detallados y precisos, particularmente de sus gastos. Todos los gastos personales y comerciales deben mantenerse separados. Esto significa que se deben establecer procedimientos para garantizar que los registros contables reflejen los montos de gastos precisos en función del propósito o porcentaje de uso. Por ejemplo, si el propietario de una empresa compra gasolina para un automóvil de su propiedad con una tarjeta de crédito personal, pero usa esa gasolina y ese automóvil para viajes de negocios, entonces el propietario debe ser reembolsado por esos gastos utilizando la tasa de millaje estándar permitida por el Servicio Interno. Servicio de Impuestos (IRS). Sin embargo, si el dueño de la empresa toma el auto de la empresa y usa su tarjeta de crédito comercial para comprar gasolina durante unas vacaciones de una semana,esos gastos no deben registrarse como gastos comerciales en los registros financieros de la empresa, sino que deben tomarse como un retiro personal.

Gestión de divisiones corporativas o múltiples negocios

Otro ejemplo de entidad comercial que requiere una contabilidad separada es cuando existen distintas divisiones dentro de una empresa o cuando un individuo posee más de una empresa. Si su negocio crece, puede tener la oportunidad de expandirse más allá del alcance de sus operaciones actuales. Puede optar por establecer una división separada dentro de la empresa para manejar esta nueva oportunidad comercial. Para realizar un seguimiento de la salud financiera y las operaciones de este segmento de la empresa, es una buena idea registrar todos los ingresos y gastos por separado de la otra parte de la empresa. Esto se puede hacer utilizando "clases" dentro de un software de contabilidad como QuickBooks. A efectos fiscales y legales, la división aún está bajo los auspicios de la empresa principal, pero la contabilidad separada le permitirá evaluar su salud financiera de forma independiente.

De manera similar, si el propietario de un negocio dirige más de una empresa, se debe mantener una suposición de entidad separada para cada negocio. Aunque el propietario es el mismo, las empresas pueden ser muy diferentes en alcance y tamaño, y todas las transacciones deben registrarse por separado.