¿Necesitan las organizaciones sin fines de lucro utilizar un W-9?

Si tiene un negocio benéfico, una de sus preguntas más importantes probablemente sea el formulario W-9 para los requisitos sin fines de lucro que ha establecido el Servicio de Impuestos Internos. Durante años, el IRS ha exigido a los contribuyentes que completen formularios específicos que identifican quiénes son y el tipo de compensación que recibieron durante el año. Las personas que trabajan para una organización sin fines de lucro generalmente completarían un formulario W-2 para cumplir con los requisitos del IRS para sueldos, salarios y otros ingresos recibidos. Los contratistas independientes completarían un Formulario 1099. Sin embargo, a pesar del hecho de que las organizaciones benéficas están exentas de impuestos, hay circunstancias en las que se les exige que completen un W-9 para organizaciones sin fines de lucro.

Definición de estado exento de impuestos para organizaciones sin fines de lucro

La sección 501 del código del IRS describe los requisitos de elegibilidad para que una organización sin fines de lucro reciba el estado de exención de impuestos. Las empresas que existen con el único propósito de realizar obras de caridad u otros fines, como la prevención de la crueldad hacia los animales o la reubicación de niños refugiados de guerras extranjeras en los EE. UU., Pueden solicitar un estado exento de impuestos. Sin embargo, debido a las leyes fiscales especiales aprobadas por el Congreso, la mayoría de las iglesias y organizaciones religiosas también son elegibles para la exención de impuestos. Esta exención solo se aplicaría a los ingresos que estén directamente relacionados con los servicios religiosos que brindan las iglesias. Los ingresos que se deriven de un servicio que no esté relacionado con la actividad religiosa de una iglesia estarán sujetos a la tasa impositiva normal. Es importante recordar que los individuos y las sociedades no califican para el estado de exención de impuestos.

Propósito del formulario W-9 para organizaciones sin fines de lucro

El formulario W-9 del IRS es un formulario sin fines de lucro exento de impuestos que se requiere a pesar de que las organizaciones benéficas no están sujetas a retenciones de impuestos estándar. Las personas que trabajan por cuenta propia o las personas que son contratistas independientes suelen completar este documento, que se titula oficialmente Formulario de Solicitud de Número de Identificación y Certificación del Contribuyente. Cada vez que un contratista brinda un servicio a una empresa, el IRS requiere que el contratista complete un Formulario W-9. La información del formulario W-9 se utiliza en el formulario 1099-MISC que documenta la cantidad de dinero pagada a un contratista.

Circunstancias que requieren un formulario W-9

Las organizaciones benéficas deben completar este formulario sin fines de lucro exento de impuestos si realizaron servicios de trabajo para otra empresa durante el año. Por ejemplo, si opera una organización sin fines de lucro para niños refugiados y proporcionó servicios de consultoría para una agencia que maneja la adopción de estos niños, la agencia de adopción le enviará un formulario W-9 sin fines de lucro exento de impuestos para que lo complete.

Requisitos del formulario W-9

Los requisitos del Formulario W-9 incluyen completar la información sobre el nombre legal de su organización benéfica, ingresar el código de exención de impuestos para su organización sin fines de lucro, que en la mayoría de los casos será un 501 (c) (3), la dirección comercial de su empresa, y el Número de Identificación del Contribuyente con el que opera. El TIN es esencial para completar este documento, ya que es el número de nueve dígitos emitido por el IRS para fines fiscales. Recuerde también que el W-9 no es válido hasta que firme y feche el documento. La firma del formulario es una confirmación para el IRS de que el estado de exención de impuestos de su organización no está sujeta a retención adicional.

Envío del formulario W-9

Una vez que haya cumplido con todos los requisitos del W-9, debe enviarlo a la empresa que le envió el documento. En muchos casos, puede enviar el formulario a la empresa solicitante a través de un correo electrónico. Es importante que obtenga el consentimiento de la empresa que necesita el W-9 antes de enviarlo electrónicamente, porque algunas empresas pueden querer que lo envíe por fax o por correo postal. Si envía el W-9 como un archivo adjunto de correo electrónico, debe considerar encriptar el contenido para garantizar la máxima confidencialidad y seguridad.