Cómo archivar carpetas en Outlook para liberar espacio

No tener suficiente espacio libre en su buzón podría hacer que se pierda comunicaciones importantes si vienen con su buzón de Outlook lleno. Si bien la mayoría de los servicios de correo electrónico le brindan suficiente espacio de almacenamiento, es posible que desee archivar sus carpetas para liberar espacio adicional en su buzón. Con Microsoft Outlook, puede archivar automáticamente los elementos de la carpeta que coincidan con sus criterios, como elementos con más de tres meses de antigüedad. También puede configurar carpetas específicas para que se archiven automáticamente utilizando la función Autoarchivar de Outlook.

Autoarchivar una carpeta

Puede configurar una carpeta en Outlook para archivar automáticamente los correos electrónicos mayores de cierta edad.

  1. Elija la carpeta para archivar

  2. Abra la carpeta en Outlook que desea archivar. Por ejemplo, haga clic en "Correo" en el panel de navegación y luego haga clic en "Bandeja de entrada".

  3. Abra la configuración de Autoarchivar de Outlook

  4. Haga clic en la pestaña "Carpeta", luego haga clic en el botón "Configuración de Autoarchivar" en el grupo Propiedades de la cinta Carpeta para abrir las propiedades de Autoarchivar de la carpeta.

  5. Seleccionar con qué frecuencia archivar

  6. Haga clic en el botón de radio junto a "Archivar esta carpeta usando estas configuraciones", luego seleccione la frecuencia con la que desea archivar la carpeta. Por ejemplo, ingrese "3 meses" en los selectores junto a Limpiar artículos anteriores a.

  7. Elija cómo archivar datos

  8. Haga clic en el botón de radio junto a una de las opciones sobre cómo manejar sus elementos archivados. Se recomienda que seleccione "Mover elementos antiguos a la carpeta de archivo predeterminada" a menos que tenga otra ubicación en la que prefiera almacenar su archivo.

  9. Guarde su configuración

  10. Haga clic en el botón "Aceptar" para guardar los cambios en las propiedades de la carpeta y habilitar el archivo. El proceso de archivo puede tardar unos minutos en completarse, según el tamaño de la carpeta.

Liberar espacio manualmente

En algunos casos, querrá que Outlook archive una carpeta a pedido. Puede hacer esto usando la función de archivo manual.

  1. Abra el menú Archivo

  2. Haga clic en el menú "Archivo" en Outlook.

  3. Usar el menú de herramientas de limpieza

  4. Haga clic en el botón desplegable "Herramientas de limpieza" junto a Limpieza del buzón en el submenú Información, luego haga clic en "Archivar ..."

  5. Elija una carpeta para archivar

  6. Haga clic en el nombre de la carpeta que desea archivar. Por ejemplo, haga clic en "Bandeja de entrada" en la carpeta de su cuenta de correo electrónico.

  7. Elija qué correos electrónicos archivar

  8. Introduzca una fecha en el campo junto a "Archivar elementos anteriores a" o haga clic en la flecha y seleccione una fecha para archivar elementos con fechas anteriores a su entrada. Por ejemplo, ingrese "1/1/18" para archivar elementos de carpeta creados antes del año 2018.

  9. Decidir dónde guardar los datos

  10. Haga clic en el botón "Examinar" si desea elegir una ubicación personalizada para su archivo. Se recomienda que no cambie la ubicación del archivo de almacenamiento. Haga clic en el botón "Aceptar" para comenzar el proceso de archivo.

Evitar la pérdida de datos

De forma predeterminada, sus elementos archivados se almacenan en la carpeta "Archivos de Outlook" en Mis documentos.

Algunos servidores de Microsoft Exchange pueden limitar o deshabilitar su capacidad para archivar elementos según las políticas de retención de correo de la organización. Asegúrese de comprender las políticas y los límites de su empresa antes de arriesgarse a perder datos o violar involuntariamente las reglas sobre cuánto tiempo se mantienen a mano los correos electrónicos. Consulte a su departamento de TI si tiene uno para obtener más información sobre cuánto tiempo se almacenan los datos archivados.

Los elementos que archivó pueden eliminarse completamente de su servidor de correo. Se recomienda que cree copias de seguridad de su carpeta de archivos de Outlook para evitar perder el acceso a sus elementos archivados. Nuevamente, asegúrese de hacerlo de acuerdo con las políticas de su organización si está usando Outlook en el trabajo.

Si tiene mucho espacio sin archivar datos, es posible que no sea necesario utilizar las funciones de archivo de Outlook. En su lugar, es posible que desee simplemente organizar los correos electrónicos en carpetas o almacenarlos de manera que pueda encontrar fácilmente lo que necesita.