Cómo insertar un archivo adjunto en una hoja de cálculo de Excel

Cuando inserta archivos en un archivo de Excel (como un archivo PDF, un documento de Word o un mensaje de correo electrónico, puede acceder a él más fácilmente durante una reunión o compartir información más completa cuando envía la hoja de cálculo a un compañero de trabajo. adjunte un objeto de esta manera, puede agregar todo el contenido de un archivo existente, incluir un icono en el que se puede hacer clic vinculado al archivo o crear un archivo nuevo y luego incrustarlo en su hoja de cálculo de Excel.

Razones para adjuntar un archivo

Puede insertar documentos de Word en archivos de Excel o adjuntar prácticamente cualquier tipo de medio. El proceso es fácil y tiene múltiples propósitos. En muchos casos, insertar un archivo es un medio conveniente de consolidar información relevante en un solo documento.

Por ejemplo, puede tener una hoja de cálculo con contactos de ventas, pero también tiene un documento de Word con notas extensas para ciertos contactos individuales en la hoja de cálculo. También puede tener archivos PDF con facturas y contratos relacionados con algunos contactos. En lugar de crear un archivo separado para cada contacto o alojar esta información por separado, puede agregar un archivo adjunto para un acceso rápido.

Otra razón común es acceder a documentos y elementos exteriores para una presentación. Durante la presentación, puede recuperar rápidamente otros documentos y elementos para la presentación. Estos elementos exteriores se abrirán y podrá seguir ejecutando la presentación sin problemas.

Los archivos adjuntos deben estar en la misma computadora

Puede incrustar una presentación de PowerPoint para que rebote en Excel después de compartir datos en un libro. También puede una archivos ttach en Excel con otros gráficos. Una cosa a tener en cuenta es que los archivos adjuntos solo se recuperarán si el archivo está alojado en la misma computadora o en un servidor que esté disponible durante la presentación.

Si utiliza la hoja de Excel en una unidad diferente durante la presentación, asegúrese de que los archivos exteriores también estén alojados en la unidad.

Adjuntar un archivo existente

Adjuntar el archivo real es fácil. Haga clic dentro de la celda de la hoja de cálculo donde desea insertar el objeto. Seleccione la pestaña Insertar . Haga clic en Objeto en el grupo Texto para abrir el cuadro de diálogo Objeto. Seleccione la pestaña Crear desde archivo . Haga clic en el botón Examinar y busque el archivo que desea adjuntar. Haga clic en el archivo para seleccionarlo y haga clic en el botón Insertar .

En este punto, tiene el archivo listo pero necesita determinar cómo accederá al archivo. Seleccione la casilla de verificación Vincular a archivo si desea incrustar el contenido del archivo en la hoja de trabajo. Seleccione la casilla de verificación Crear icono para insertar un icono que se vincule al archivo. Seleccione Aceptar para completar el proceso y adjuntar el archivo.

Crear y adjuntar un archivo nuevo

Haga clic dentro de la celda de la hoja de cálculo donde desea insertar el objeto. Seleccione la pestaña Insertar y luego haga clic en Objeto en el grupo de texto para abrir el cuadro de diálogo Objeto.

Haga clic en la pestaña Crear nuevo para abrir un archivo nuevo. Elija el tipo de objeto que desea adjuntar en el cuadro Tipo de objeto . Seleccione la casilla de verificación Crear icono para insertar un icono que se vincule al archivo. Haga clic en Aceptar para finalizar y agregar el icono al documento.

Dependiendo del tipo de objeto que seleccione, se abre una ventana del programa o aparece una ventana de edición dentro de Excel. Crea el nuevo archivo que deseas insertar. Cierre la ventana del nuevo programa o haga clic en la ventana de Excel para adjuntar el nuevo archivo.

Guarde la hoja de cálculo antes de cerrar Excel. Sus cambios no se guardarán permanentemente hasta que actualice el documento.