Cinco pasos de un proceso de licitación

Muchas pequeñas empresas buscan expandir su mercado licitando proyectos más grandes o de más largo plazo. Los contratos pueden incluir Solicitudes de propuestas (RFP) gubernamentales o empresas que buscan ser el proveedor principal de un producto o servicio en particular para un acuerdo de gran conglomerado. Al hacer una oferta para un contrato, siga cinco pasos básicos para mejorar sus posibilidades de obtener el contrato.

Investigación y planificación

Este paso toma el tiempo necesario para establecer las calificaciones de su empresa para satisfacer las necesidades del proyecto. Es fundamental saber que su empresa tiene la experiencia y los recursos para cumplir con las necesidades de un contrato importante. En la fase de investigación y planificación, considere su propio plan de negocios como un recurso de información. Utilice la información de la solicitud de licitación del contrato y, luego, extraiga los detalles relevantes de su propio plan de negocios y perfeccione para el proyecto.

Es importante investigar más a fondo la empresa solicitante, emitiendo la solicitud de oferta para comprender la misión y la visión de la empresa. Utilizará toda esta información para estructurar su oferta de una manera que se adapte a las necesidades de la solicitud.

Preparación de la oferta

La creación de la oferta requiere personalizar su plan de negocios para resaltar cómo su empresa puede cumplir con la solicitud de oferta. Considere los costos de materiales, el plazo y la mano de obra necesarios para completar la oferta. Recuerde que no siempre se ofrece una oferta al precio más bajo, sino que se entrega a la empresa que mejor puede satisfacer las necesidades de la oferta. Revise los costos, asegúrese de que sean precisos y justifique los costos, según las necesidades del proyecto. Sea claro en cuanto a si está brindando servicios premium o con descuento y por qué eso es beneficioso para el proyecto.

Presentar la oferta

La mayoría de las agencias gubernamentales que buscan una RFP o una Solicitud de cotización (RFQ) utilizan portales en línea para enviar ofertas. Asegúrese de aprender cómo funcionan los portales y de que el envío se envía al lugar correcto con la documentación correcta adjunta en un archivo PDF combinado. La Administración de Pequeñas Empresas (SBA) local es un buen recurso para ayudar a navegar los sistemas gubernamentales.

Si la oferta es para una organización del sector privado, averigüe cuál es el mejor método de entrega de ofertas. Si bien los formatos digitales son ampliamente aceptados porque se distribuyen fácilmente a las partes interesadas, algunas organizaciones pueden desear ofertas impresas. Siga sus reglas para establecer su profesionalismo.

Plataforma de presentación

Si ha realizado todo el trabajo mediante la fijación de precios adecuada y la presentación de la oferta, puede tener la oportunidad de reunirse con el equipo decisorio que revisa la oferta. En el mundo digital actual, espere presentarse en persona o mediante reuniones en línea.

Esté preparado para responder preguntas sobre la oferta, proporcionar detalles adicionales sobre precios o plazos. Esta es a menudo la etapa en la que se le puede preguntar si esta es su oferta "mejor y final". Tome una decisión si hay margen para ajustes e informe al grupo que puede proporcionar una oferta revisada si es necesario. Asegúrese de detallar qué cambia por un precio más bajo, ya sea la calidad de los materiales, la experiencia del trabajo o cualquier otro factor que afecte el producto final.

Obtener la adjudicación del contrato

Asegúrese de averiguar cuándo se adjudicará el contrato. Si bien estos cronogramas están sujetos a cambios, querrá configurar sus calendarios y tener suficiente tiempo para hacer los preparativos necesarios para cumplir con el contrato. Las agencias adjudicadoras no van a esperar que un proyecto comience inmediatamente después de la adjudicación, pero deberá iniciar el diálogo para establecer las fechas de inicio. Manténgase en comunicación con el líder de su agencia, anote cualquier solicitud de cambios en el alcance y proporcione ajustes al contrato para ellos. Sea profesional y entregue a tiempo para aumentar sus posibilidades de futuras licitaciones.