¿Cuál es la definición de sistemas de procesamiento de pedidos?

Los sistemas de procesamiento de pedidos, de una forma u otra, han sido parte de la actividad comercial durante años y se han desarrollado junto con la tecnología para proporcionar medios poderosos de capturar, rastrear y enviar los pedidos de los clientes. Los sistemas avanzados de procesamiento de pedidos pueden abarcar varios continentes para rastrear y facilitar pedidos, envíos y devoluciones internacionales para una amplia gama de líneas de productos y segmentos de consumidores.

Definición del sistema de procesamiento de pedidos

Un sistema de procesamiento de pedidos captura los datos de los pedidos de los empleados de servicio al cliente o de los clientes directamente, almacena los datos en una base de datos central y envía la información del pedido a los departamentos de contabilidad y envío, si corresponde. Los sistemas de procesamiento de pedidos proporcionan datos de seguimiento sobre pedidos e inventario para cada paso del camino.

La satisfacción del cliente es clave para el éxito a largo plazo en los negocios, y cumplir con los pedidos de los clientes de manera confiable y precisa es clave para la satisfacción del cliente. Los sistemas de procesamiento de pedidos ayudan a garantizar que todos los pedidos de sus clientes se llenen a tiempo, ya que los sistemas automatizados pueden reducir los errores en el procesamiento de pedidos. Esto puede mejorar la experiencia del cliente y maximizar la rentabilidad de su empresa. También puede mejorar su rentabilidad en stock, dice ShipBob.

Tipos de sistemas de procesamiento de pedidos

Los sistemas tradicionales de procesamiento de pedidos son totalmente manuales y utilizan notas escritas a mano con sistemas de archivo manual y recordatorios. En una empresa de reparación de calzado unipersonal, por ejemplo, el propietario puede escribir los pedidos a mano, en persona, en una hoja de registro de pedidos. Puede llevarse la hoja a casa para hacer los pedidos y luego traerla a la tienda con el pedido completo para realizar un seguimiento de quién era el cliente. Estos pueden conducir fácilmente a muchos errores y al agotamiento de los empleados, dice Shopify.

Los sistemas modernos de procesamiento de pedidos son en gran parte de naturaleza tecnológica. Una boutique de sombreros de diseñador con puntos de venta en varios países, por ejemplo, es probable que acepte pedidos en línea, donde son capturados por un paquete de software de procesamiento de pedidos especializado y enviados automáticamente a un fabricante externo en otro país. Luego, el fabricante puede adjuntar la hoja de pedido al producto cuando lo envía a la sombrerería, o puede enviar el sombrero directamente al cliente utilizando la información de envío del sistema.

Ventajas del sistema

Tener un sistema de procesamiento de pedidos sólido en su lugar crea una situación de beneficio mutuo para las empresas y sus clientes. Los clientes experimentan entregas más confiables y cumplimiento de pedidos preciso. Las empresas pueden maximizar su rentabilidad al no perder o interpretar mal los pedidos, sin mencionar el aumento de ingresos a largo plazo que proviene de la satisfacción constante de los clientes.

Desventajas del sistema

Los sistemas de procesamiento de pedidos altamente tecnológicos pueden ser costosos de implementar y mantener, posiblemente requiriendo personal adicional de tecnología de la información para garantizar que el sistema funcione sin problemas en todo momento. Las soluciones tecnológicas son generalmente de naturaleza no intervencionista, ya que una gran cantidad de procesos ocurren en el fondo de los programas de software, sin necesidad de participación de los empleados. Sin embargo, debido a esto, puede ser mucho más difícil rastrear los problemas en los sistemas impulsados ​​por la tecnología que con los sistemas manuales más simples en los que un empleado puede recordar personalmente cada paso del proceso.

Consideraciones sobre el procesamiento de pedidos

Los sistemas de procesamiento de pedidos pueden utilizar tanto los procesos nuevos como los antiguos, mezclando métodos manuales tradicionales con soluciones tecnológicas. Un mayorista, por ejemplo, puede tener vendedores que anotan manualmente la información del pedido y luego ingresan la información en un paquete de software de computadora que automáticamente envía la información a los departamentos de empaque y envío.