Ejemplo de acta de reunión

Las actas de las reuniones no son solo una hoja de trucos de lo que se dijo en la reunión de personal de la semana pasada. Las actas pueden ser documentos legales formales que representan la acción oficial de la junta directiva de una empresa o el liderazgo de una entidad gubernamental. Debido a que las actas son el registro oficial de la actividad empresarial y gubernamental, vale la pena desarrollarlas de manera eficaz. Si escribe notas a mano en papel, puede ser útil tener un formulario preimpreso para que pueda colocar la información adecuada donde va. También puede crear un formulario de computadora si trae su computadora portátil o cuaderno electrónico para usar durante la reunión.

Información del encabezado

Las actas incluyen un encabezado con la fecha y el lugar de la reunión. El encabezado registra quién estuvo presente y quién tuvo una ausencia justificada, y generalmente identifica a la persona que se desempeñó como presidente y secretario de actas de la reunión. Las reuniones que ocurren simultáneamente en varios lugares, por ejemplo, a través de videoconferencias, generalmente registran la asistencia según la ubicación.

EJEMPLO:

Acta de la Reunión de la Junta Directiva de la Compañía A-1 4 de mayo de 2017 Sala de la Junta Ejecutiva, Edificio de la Sede Robert Johnson, presidente y Kyle McGregor, secretario de actas Presentes: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Material introductorio

Por lo general, las actas comienzan con la hora exacta en que el presidente abrió la reunión. En la mayoría de las reuniones, los primeros puntos de la agenda incluyen presentaciones, comentarios del presidente y aprobación de las actas de la reunión anterior. Capture los puntos principales ofrecidos durante las declaraciones del presidente. Si los miembros ofrecieron enmiendas al acta de la reunión anterior, registre los cambios con precisión.

EJEMPLO:

El Sr. Johnson dio inicio a la reunión a las 2:46 pm Después de las presentaciones informales, Johnson anunció que su gato había dado a luz recientemente a seis gatitos. Por moción de la Sra. Hawthorne, el acta de la reunión de julio fue aprobada por consentimiento unánime con la excepción de que la palabra 'camión' en el párrafo 15 se tacha y se reemplaza por la palabra 'semi tractor'.

Agenda de consentimiento

Aunque cada reunión tiene una estructura diferente, las reuniones formales, especialmente para los grupos gubernamentales, generalmente comienzan con una "agenda de consentimiento", que es poco más que una serie de informes y declaraciones que no requieren votación. La agenda de consentimiento a menudo incluye correspondencia, informes de los comités y otro material de solo información.

Registre los puntos principales para cada tema discutido durante la agenda de consentimiento, identificando el tema de conversación y cualquier comentario importante ofrecido por los miembros durante la discusión abierta.

EJEMPLO:

La Sra. Smith leyó en el expediente una carta de XYZ Manufacturing Company con fecha del 4 de noviembre. La carta elogiaba el profesionalismo de la división de transporte para acelerar la entrega de un producto de alto perfil. El Sr. Pérez, en nombre de la división de transporte, dijo que XYZ hizo un excelente trabajo al proporcionar instrucciones detalladas de ruta.

Agenda de negocios

La agenda de negocios es donde está la acción - la parte de la reunión donde los miembros debaten y votan sobre varios puntos de acción. Para las actas formales, el secretario debe transcribir la moción real que se vota y el recuento de votos real, incluido quién votó a favor y en contra de la pregunta. Por lo general, el secretario también captura un resumen del debate, incluidos los puntos principales planteados por cada miembro que habló.

Técnicamente, no existe un voto para "abstenerse". Abstenerse significa no votar en absoluto. Las personas que deseen dejar constancia de que no están ni a favor ni en contra de un asunto deben votar "presentes".

EJEMPLO:

Johnson abrió la discusión sobre una factura de ABC Widgets por $ 21,434.87. La Sra. Hatoyama dijo que la factura fue aprobada por el comité de finanzas la semana pasada. Michaels dijo que apoya el trabajo en curso con ABC Widgets. Hatoyama presentó la moción de aprobar la factura de ABC Widgets, Inc., por $ 21,434.87. La Sra. Sandborn la secundó. La moción fue aprobada 4-2, con Hatoyama, Sandborn, Michaels y Smith a favor y Pérez y Clark en contra.

Materiales finales

La mayoría de las actas normalmente terminan con la hora de clausura de la reunión. Las actas son firmadas por el presidente y el secretario de actas, aunque si el secretario es un miembro con derecho a voto del grupo, la sola firma del secretario suele ser suficiente.

EJEMPLO:

Johnson levantó la reunión a las 7:14 pm La próxima reunión está programada para el 5 de agosto a las 3 pm en la sala de la junta ejecutiva.

Firmado, Robert Johnson, presidente Kyle McGregor, secretario de actas